Електронна пошта та смартфони можуть викликати стрес. Академіки називають цей постійний робочий зв'язок “Технострес”. Отже, багато європейських країн зараз пропонують своїм працівникам “Право на відключення”.
Спосіб використання електронної пошти є складним, його не можна просто позначити як “хороший” чи “поганий”, і дослідження показують це особистість, тип роботи людей та їх цілі можуть вплинути на те, як вони реагують на електронну пошту.
Належна практика використання електронної пошти полягає не лише в обмеженні кількості надісланих електронних листів, але і в поліпшенні якості спілкування.
Ось десять порад, як зменшити напругу електронної пошти на роботі:
1. Отримайте правильний рядок теми
Використовуйте чіткі та дієві рядки теми.
Рядок теми повинен точно повідомляти, про що йдеться в електронному листі, шість-десять слів, щоб одержувач мав змогу визначити пріоритет електронного листа, навіть не відкривши його. На мобільних пристроях багато людей бачать лише перші 30 символів рядка теми. Тож коротко. Але зробіть це досить описовим, щоб дати уявлення про те, про що йдеться в електронному листі, лише за допомогою рядка теми.
2. Запитайте себе: чи є електронна пошта правильним носієм інформації?
Ви в одному кабінеті? Не могли б ви піти і поговорити з людиною? Не могли б ви зателефонувати? Часто за допомогою цих інших форм спілкування можна уникнути неефективних пересилань електронної пошти.
Миттєві повідомлення та платформи відеодзвінків, як Млявий та Skype може бути більш підходящим для швидкого внутрішнього обміну повідомленнями вперед-назад. Також пам’ятайте, що більшість наведених нижче порад стосуються всіх видів електронного спілкування.
3. Не надсилайте електронні листи поза робочим часом
Дослідження показують, що неробочі електронні листи ускладнюють людям відновлення від робочого стресу.
Спробуйте вплинути на культуру вашої компанії, уникаючи надсилання та відповіді на електронні листи поза робочим часом.
Керівництво повинно брати приклад і уникати контактів зі своїм персоналом поза звичайним робочим часом. Деякі робочі місця навіть вимкнути доступ до електронної пошти працівникам поза робочим часом. Розгляньте можливість реалізації цього, зберігаючи резервну телефонну систему лише для екстрених контактів.
нове дослідження також показав, що саме очікування 24-годинного контакту може негативно вплинути на здоров'я працівників.
4. Використовуйте варіант затримки доставки
Дещо люди як інтеграція їхнього робочого та сімейного життя і часто продовжують працювати вдома під час роботи поза роботою. Якщо ви належите до цих людей, або якщо ви працюєте в часових поясах, подумайте про варіант затримки доставки, щоб ваші електронні листи не надходили до наступного робочого дня і не заважали роботі інших людей поза роботою.
5. Зберігайте позитив
Подумайте про якість спілкування електронною поштою. Не тільки кількість. Зміни у використанні електронної пошти також повинні зосереджуватись на якості відправленого та враховувати емоційну реакцію одержувача.
Дослідження показують, що конфлікти набагато легше нарощувати, а повідомлення сприймати неправильно, коли вони передаються по електронній пошті. Тому, якщо це погана новина, згадайте правило №2: чи є електронна пошта правильним носієм інформації?
6. Спробуйте "без електронної пошти п’ятниця"
Щоб змінити культуру компанії та змусити людей думати про інші способи спілкування, крім електронної пошти, спробуйте a “П’ятниця без електронної пошти” у першу п’ятницю кожного місяця, а може навіть щотижня. Це ініціатива, запропонована експертами з Національний форум охорони здоров'я та добробуту на виробництві, і використовується підприємствами по всьому світу. Співробітникам пропонується влаштовувати очні зустрічі або брати телефонну трубку - або просто отримувати інформацію про безліч електронних листів, які вони вже мають у своїй поштовій скриньці того дня.
7. Розкажіть про свої уподобання
Дослідження показали що не тільки занадто багато, але і занадто мало електронної пошти може спричинити стрес через невідповідність комунікативних уподобань різних людей. Деяким людям може сподобатися електронна пошта і вони набагато краще справляються з великим трафіком електронної пошти, ніж інші засоби спілкування. Для цих людей зменшення кількості електронних листів, які вони отримують, може спричинити більший стрес, ніж полегшує.
Тож враховуйте індивідуальні відмінності людей і повідомляйте про своїх. Додайте бажані налаштування контактів до підпису електронної пошти, будь то електронна пошта, текстові повідомлення чи миттєві повідомлення, або телефонний дзвінок.
8. Розгляньте свято "відскоку"
Наявність відставання електронних листів, яке накопичується за тиждень, здається, є одним із таких найчастіше згадувані джерела технічних стресів для робітників. Подумайте про налаштування системи, при якій електронні листи повертаються відправнику, коли хтось у відпустці, з альтернативною контактною адресою електронної пошти для термінових запитів. Це дозволить вам повернутися до керованої папки "Вхідні".
9. Майте окремий робочий телефон
Зробіть це єдиним мобільним пристроєм, на якому ви можете отримати доступ до робочих електронних листів, що дає вам можливість вимикати його після робочого часу. Також розгляньте можливість вимкнення електронної пошти “Штовхнути” (саме тут ваш сервер електронної пошти надсилає кожен новий електронний лист на ваш телефон, коли він надходить на сервер), і замість цього вибирайте звичайний графік (наприклад, один раз на годину) для доставки електронних листів на ваш телефон (це також збільшує час автономної роботи).
10. Уникайте пізнього часу екрану
Дослідження показують, те, що пізно ввечері використання смартфонів зменшує нашу здатність спати, а також призводить до постійних думок і стресу з приводу роботи. Це, в свою чергу, знижує якість вашого сну. Зробіть ліжко зоною без телефону, щоб покращити свій стан гігієна сну.
Про автора
Рікардо Твумасі, викладач організаційної психології, Університет Манчестера; Кері Купер, професор кафедри організаційної психології та охорони здоров'я, Університет Манчестерата Ліна Зігл, доктор філософії, Університет Манчестера
Ця стаття перевидана з Бесіда за ліцензією Creative Commons. Читати оригінал статті.
Схожі книги:
at InnerSelf Market і Amazon
