shutterstock.com 

Більшість із нас є залежними від електронної пошти. Деякі кажуть оцінки ми витрачаємо майже п’ять з половиною годин кожного робочого дня на перевірку.

Незважаючи на вибух соціальних медіа в останні роки, електронна пошта не занепадає. Оцінка опитувань що кількість електронних листів, які надсилатимуться щодня, зросте до 246 млрд у 2019 році (проти 205 млрд у 2015 році). І є докази ця електронна пошта - це настільки ж заповідник як для молодих, так і для тих, хто був там, коли її вперше винайшли.

Ви можете подумати, що ми всі працюємо довше і наполегливіше. У цьому є частка правди. Але зростання використання електронної пошти також можна пояснити нашими спробами впоратися з перевантаженням поштової скриньки, поряд із загальними зростання цифрової залежності. Електронна пошта більше не належить нашим настільним і портативним комп’ютерам, і більшість із нас зараз користуються нею зі своїх смартфонів і планшетів, часто в комфорті власних ліжок.

Ми схильні швидко відповідати на електронні листи, що свідчить про те, що ми постійно перевіряємо їх і намагаємось спорожнити відро, навіть якщо воно знову заповнюється. Щоб нарешті оволодіти нашими поштовими скриньками, нам доведеться боротися з першопричинами, а не лише з симптомами, які часто спалахують.

Ось десять способів нарешті отримати контроль над вашою хаотичною поштовою скринькою.

1. Припиніть використовувати електронну пошту як сурогатну службу чату

Електронна пошта насправді не призначена для швидкої розмови. Час займає багато часу, щоб перебирати ниткові, подовжені розмови, які захаращують поштові скриньки. Використовуйте альтернативні, більш підходящі методи. І, в ідеалі, вирішуйте проблеми особисто-на-віч або по телефону.

2. Остерігайтеся повторних повідомлень

Це відоме як проблема "Реплікація повідомлення". Приходить текстове повідомлення: "Я просто перевіряю, чи ви отримали мою електронну пошту". Телефон дзвонить: "Я щойно надіслав вам електронного листа".

Багато людей досі не довіряють рішенням, погодженим практично. Багатьом рішенням, пов'язаним з повідомленнями та електронною поштою, не віриться повністю, і ми отримуємо ієрархію реплікації повідомлень. Тексти для підтвердження повідомлень у соціальних мережах, електронні листи для підтвердження текстів, телефонні дзвінки для підтвердження електронних листів та особисті зустрічі для підтвердження телефонних дзвінків.

Це дублювання займає багато часу і потенційно може заплутати. Електронна пошта - не найкраще місце для прийняття офіційних рішень. Кімната для зустрічей, де ми зустрічаємось як справжні люди, все ще є найвпливовішим місцем для багатьох людей.

3. Прополіть свій сад електронною поштою

Загромаджена папка "Вхідні" схожа на сад, зарослий бур'янами. У довгостроковій перспективі варто витрачати трохи регулярного часу на видалення захаращених повідомлень.

Однією з простих та ефективних порад є використання функції пошуку та пошук терміну «скасувати підписку». Це викличе напрочуд велику кількість інформаційних бюлетенів, на які ви навіть не пам’ятаєте, навіть підписавшись.

Навіть після-GDPRВи можете знайти буквально сотні небажаних листів. Пройдіть кожен із них та відпишіться. Це буде випадок короткочасного болю для отримання довгострокової вигоди.

4. Раціонально використовуйте папку зі спамом

Автоматична ідентифікація спам -листів покращилася за останні роки. Але вони все одно прокрадаються в наші поштові скриньки. Це ще один простий спосіб видалення бур’янів електронною поштою. Варто витратити час, щоб навчити вашу папку зі спамом стати ще кращою, розмістивши в ній ці підозрілі листи. Також подивіться у папці зі спамом, щоб видалити всі законні електронні листи, які були надміщено непотрібно.

5. Попросіть друзів та колег припинити надсилати вам електронні листи

Не соромтеся. Можливо, будьте тактовними. Ще однією причиною перевантаження електронної пошти є небажані електронні листи від ваших найближчих. Будьте готові ввічливо попросити інших людей припинити надсилати вам електронні листи, якими краще поділитися на зустрічі, по телефону або у вигляді текстового повідомлення.

6. Зробіть свої запити простими

Не надсилайте надто складних електронних листів. Якщо ви просите п’ять речей, багато людей належним чином відповідають лише на останню річ у вашому списку. Це просто генерує подальші електронні листи з пошуком інших чотирьох елементів.

7. Переконайтеся, що ваші відповіді вичерпні

Відповідайте на все в отриманому листі. Якщо цього не зробити, просто створюються додаткові електронні листи з пошуком того, на що ви не відповіли.

8. Перевіряйте свою електронну пошту лише у встановлений час

Існує збільшення доказів щоб ми були більш продуктивними (і менше стресували), якщо ми перевіряємо та відповідаємо на електронні листи лише кілька разів на день. Це міф, що ми повинні бути на зв'язку хвилину за хвилиною. І, якщо вам потрібно це зробити, електронна пошта - не найкращий спосіб. Використовуйте форму миттєвих повідомлень.

9. Повторіть заголовок теми в тілі листа

Ви можете подумати, що двічі написати щось - це марно витрачені зусилля. З електронною поштою не так. Напишіть саме те, що шукає ваша електронна пошта, як короткий підсумок (максимум 15 слів) у рядку теми електронної пошти, а потім закінчіть свою електронну пошту тим самим реченням. Чітке і подвійне висловлення збільшує ймовірність отримання повної та належної відповіді, а також відповідних запитів.

10. Відмовтеся від електронної пошти взагалі

Кількість прикладів людей та організацій, які мають взагалі перестав користуватися електронною поштою і використовували інші способи спілкування, продовжує зростати (хоча як це відбуватиметься в довгостроковій перспективі, ще невідомо). Однак відмова від електронної пошти може зробити вас менш напруженим і більш продуктивним. Інші способи спілкування часто більш плавні. Це дійсно можливо. Спробуйте протягом тижня.

Спробуйте деякі або всі ці поради. Іноді саме те, що ми сприймаємо як належне, - це саме те, що викликає у нас найбільші проблеми.

про автора

Пол Леві, старший науковий співробітник з управління інноваціями, Університет Брайтона

Ця стаття була спочатку опублікована на Бесіда. Читати оригінал статті.

Суміжні книги

at InnerSelf Market і Amazon