Як залишатися на зв’язку та віддалятися, повертаючись до офісу

: By Даніель Бонза, Сіті та Дерін Кент

Дякуємо за відвідування InnerSelf.com, де є 20,000 + статті, що змінюють життя, пропагуючи «Нові погляди та нові можливості». Усі статті перекладено на 30+ мов. Підписуватися для журналу InnerSelf, що виходить щотижня, та щоденного натхнення Марі Т. Рассел. Журнал InnerSelf видається з 1985 року.

перерву

Два метри один від одного. Shutterstock.com

Компанії у всьому світі обговорюють, як і коли повернутися в офіс. Здоров’я та безпека набули абсолютно нового значення в епоху коронавірусу. Щоб безпечно повернути людей, варіанти редизайну офісу викликають здивування. Як слід влаштувати столи, щоб забезпечити соціальну дистанцію поряд із перевагами перебування в одній кімнаті? І чи потрібно людям повертатися п’ять днів на тиждень?

Багато компаній прагнуть, щоб деякі співробітники працювали вдома, інколи. Але якщо до цього не вдається ретельне продумування, компанії ризикують застрягти посередині, не досягнувши ні переваг традиційного офісу, ні безпеки, яку надає дім.

Розглянемо, наприклад, 6 футів Офіс. Ця концепція, розроблена багатонаціональною компанією з комерційної нерухомості, Кушменом та Вейкфілдом, має на меті забезпечити, щоб співробітники постійно залишалися на відстані один від одного. Це досягається розставленням столів, створенням односторонньої циркуляції людей та включенням візуальних знаків у килимові покриття навколо кожного письмового столу, щоб підштовхнути людей до триматися на відстані.

Ця ідея ризикує викинути дитину разом з водою для купання. Як вчений архітектури Керстін Сейлер відмітив, поєднання віддалених меблів, підштовхувань та попереджень також може стигматизувати соціальну взаємодію, штовхаючи все спілкування в Інтернеті, навіть в офісі. Якщо це так, чому б просто не працювати вдома?

Компаніям потрібно включити важливий урок із блокування COVID-19: Zoom працює напрочуд добре. Але неформальна взаємодія також має багато переваг - щось заздалегідь організований відеодзвінок не може повторити. У світлі цього ми пропонуємо гібридну систему найкращих з обох світів. Якщо менше людей приїжджає на підтримку соціального дистанціювання, найкраще мати представлені всі команди. І розташування офісу повинно сприяти зв’язкам між людьми, а не віддаляти їх.

Планове проти незапланованого спілкування

Існує важлива різниця між плановим та незапланованим спілкуванням на роботі. Заплановане спілкування зазвичай відбувається під час випадкових зустрічей і, що важливо, передбачає бесіди між командами. Тут потрібна близькість.

Це пояснюється тим, що різні команди, як правило, не є частиною однієї і тієї ж лінії звітності, і тому спілкування залежить від незапланованих стосунків, таких як підслуховування розмов або випадкові зустрічі в коридорі. Це може мати реальні вигоди для бізнесу. Як зафіксував один з нас у нашому остання книга, незапланована соціальна взаємодія на сусідніх партах торгового залу на Уолл-стріт покращила використання фінансових моделей.

У випадку запланованого зв'язку, технологія віддалених конференцій зробила близькість менш важливою. Причина полягає в тому, що спілкування в команді, як правило, відбувається на плановій і звичайній основі, тому все, що йому потрібно, - це цифрова платформа.

Відеодзвінки добре працюють для запланованого спілкування. Shutterstock.com

Це повідомлення чітко висловилося на панельному заході, який ми організували в Центрі системних ризиків LSE. Чарльз Брістоу, керівник відділу торгівлі ставками в інвестиційному банку JP Morgan, і один із учасників дискусій, пояснив, що "команда людей, що торгують разом на одному продукті, отримує вхідні запити за однаковими каналами" і "використовує однакові інструменти". З цієї причини дистанційне спілкування неймовірно просто і може бути навіть більш ефективним.

Тож фізична близькість в першу чергу потрібна для незапланованого спілкування. Це означає, що віддалена робота може продовжуватись із невеликими витратами на запланований зв'язок. І це потенційно означає, що якщо компанії хочуть повернути обмежену кількість людей до офісу, їм слід зосередитись на тому, щоб мати принаймні одного члена від кожної команди. Це дасть змогу спілкуванню між командами, яке покладається на фізичну близькість.

Тримаючи всіх зайнятих

Іншим важливим елементом дизайну офісу, який слід враховувати, є те, наскільки він полегшує залучення співробітників - чи залишають люди свої столи, щоб вступити в очний контакт. Це важливо для побудови кращих стосунків між колегами та культури компанії.

Щоб полегшити це, зосередження уваги на соціальному дистанціюванні має розрізняти відстань та доступність. Хоча відстань зменшує ступінь взаємодії людей та співпраці, дослідження архітектури показують, що простота доступу та полегшення пересування можуть частково компенсувати відстань.

Як Сейлер встановив, у будинку, де кожна кімната доступна до кожної іншої кімнати через двері, підключення набагато простіше, ніж у тому, де ви можете отримати доступ до даної кімнати лише із сусідньої. Іншими словами, однаковий ступінь дистанції між людьми може призвести до різного рівня залучення.

Для досягнення цього зв’язку (при збереженні соціальної дистанції) компанії можуть скористатися поетапним поверненням працівників, щоб прибрати деякі столи та створити коридор по периферії своїх офісів відкритого плану, даючи працівникам можливість легко отримати доступ один до одного. Зустрічі та розмови можуть бути полегшені закутками та куточками за межами такого коридору, щоб співробітники могли швидко поспілкуватися, не блокуючи циркуляцію.

Повернення в офіс після кількох місяців віддаленої роботи дає компаніям можливість зробити свої налаштування більш ефективними. Вони можуть включати переваги віддаленої роботи, забезпечуючи при цьому можливість взаємодії та обміну ідеями для людей більш безпечним способом, ніж у випадку, якщо вони сліпо повторюють свої робочі механізми до COVID.

Про авторів

Даніель Бонза, доцент кафедри менеджменту, Місто, Лондонський університет та Дерін Кент, докторант з управління, Університет Аалто

Ця стаття перевидана з Бесіда за ліцензією Creative Commons. Читати оригінал статті.

перерву