Кілька років тому, незабаром після того, як у мене вийшов з ладу жорсткий диск комп’ютера, я трохи відстав у друку своїх чеків через свою бухгалтерську систему для платіжного циклу. Щоб заощадити час, я вирішив відповідати на електронні листи, чекаючи, поки кожен чек пройде через принтер.

Я заощадив час, оскільки під час завантаження мого наступного електронного листа (у мене повільне підключення до Інтернету) я переключив свою увагу на наступний крок процесу оплати рахунків. Коли електронне повідомлення закінчується, я залишаю рахунок оплачувати і повертаю свою увагу на електронний лист. Взад і вперед. Взад і вперед. У ті моменти я думав, що економив багато часу. Зрештою, я робив щось продуктивне під час завантаження сторінки. Оглядаючись назад, я, мабуть, загалом заощадив близько п’яти хвилин.

Перемотування вперед на електронний лист, який я отримав через тиждень від BK&A, коли перевіряв телефон між зустрічами з клієнтами:

Привіт Елен,

Коли я повернувся із наради, я передав ваш чек нашій фінансовій групі, і вони вказали мені, що чек не підписаний.

Хочеш, я пошлю його тобі на підпис? Ви хочете, щоб я зайшов до вашого кабінету? Повідомте мене, що вам підходить, і ми все це розробимо.

Дякую!
Райан

На той момент, перебуваючи лише в 10 хвилинах від їхнього офісу (і не бажаючи, щоб вони більше чекали грошей), я поїхав туди. Дістатися хвилин десять. Кілька хвилин, щоб поспілкуватися з Райаном. Десять хвилин назад.

Загальний витрачений час: приблизно 25 хвилин.
Заощаджений час: 5 хвилин.
Загальний втрачений час: 20 хвилин.

Так багато для економії часу багатозадачністю.

Чи багатозадачність рятує день?

Я хотів би мати можливість сказати вам, що багатозадачність врятує день, але насправді це зробить навпаки. Є кілька випадків, коли це може допомогти (я наведу приклади найближчим часом), але більшість випадків багатозадачність завдає нам шкоди. Просто прочитайте дослідження щодо цього.

Група дослідників з Університету Глазго, Університету Лідса та Університету Хартфордширу виявила, що наша ефективність падає на 69 відсотків для жінок та 77 відсотків для чоловіків, коли ми виконуємо багатозадачність або перемикаємо завдання! Це ще більше доказ того, що багатозадачність, до якої нам наказали прагнути в 1990-х, безумовно, не є одним із інструментів управління часом, яким ми повинні займатися.

Багатозадачність розбиває мозок на дві частини. Якщо завдання лише одне, використовується весь мозок. Якщо є два завдання, мозок ділиться на дві частини, і кожна половина працює над одним завданням. Якщо є більше двох одночасних завдань, мозок не може працювати. Насправді ми даємо собі симптоми, схожі на ADD, коли виконуємо багатозадачність!

Дослідження в Університеті Каліфорнії, Ірвін, показало, що коли завдання фрагментовані і відбувається зміна завдань, працівникам потрібно 25 хвилин, щоб повернутися до початкового завдання, якщо вони взагалі повертаються. Учасники дослідження повідомили, що такий спосіб роботи смердить.

Ще страшнішим є той факт, що багато людей у ​​дослідженнях, на які я маю на увазі, були самовисуваними "багатозадачними експертами". Вони відчували, що здатні виконати кілька завдань, вміють робити хорошу роботу і часто насолоджувались адреналіном від спроб зробити так багато за один раз. Вони не усвідомлювали, наскільки погано вони насправді працювали, доки їм не показали результати їх однозадачності порівняно з результатами багатозадачності.

Підсумок: Ми вважаємо, що вміємо жонглювати, але ні.

Коли насправді працює багатозадачність?

Я вважаю, що люди здатні виконувати багатозадачність низький-функція мозкових навичок. «Низькофункціональний» означає, що мислення не потрібне, оскільки застосовується якась рухова дія (автоматичні, немислячі рухи).

Приклади:

Фарбуючи нігті на ногах, слухаючи гру за п’єсою ковбоїв Далласа

Подрібнення паперів під час рекламних роликів під час перегляду телевізора

Пліткують по телефону, розмішуючи на плиті каструлю чилі

Також легко дати завдання виконуватись у фоновому режимі, поки ви зосереджуєтесь на завданні, яке стоїть на передньому плані. Це технічно не багатозадачність, оскільки ваш мозок не працює над двома речами одночасно. Я називаю це примарним завданням.

Приклади:

Прибирання будинку, поки в пральній машині або сушарці є багато білизни

Спорожняйте посуд із посудомийної машини, поки ваша вівсяна каша нагрівається в мікрохвильовці

Подання паперів, поки ваш ПК займає вічне (добре, п’ять хвилин) завантаження

Але, як показує дослідження, ми не в змозі добре виконувати багатозадачність висока-функція мозкових операцій. Ми не можемо ефективно виконати два завдання одночасно або під час перемикання між собою. Ми можемо виконувати обидва завдання на посередньому рівні, але не на надто хороших, тому що ми не використовуємо весь свій мозок і зосереджуємося лише на одному завданні за раз. І це коштує нам часу і викликає стрес у довгостроковій перспективі.

Чи можете ви успішно виконувати багатозадачні високомозкові функції?

Ви не повинні робити дві речі одночасно, що вимагають думки чи концентрації, або перемикатися вперед-назад у процесі роботи над двома завданнями, які вимагають від вашого мозку певного мислення - хоч би якими неважливими ви вважали, що ці думки можуть бути.

Приклади:

Водіння та надсилання текстових повідомлень / надсилання електронних листів

Участь у важливому діловому дзвінку під час перевірки електронної пошти

Перевірка електронної пошти між заповненням різних компонентів оплати рахунків або створенням пропозицій або звітів

Навіть якщо ви їдете за кермом вже 50 років, водіння не є принципом повного руху. Це вимагає прийняття рішень за частку секунди, особливо якщо поруч із вами їде ідіот. Текстові повідомлення - так, навіть LOL IMHO - вимагає, щоб ваш мозок читав, що хтось з вами спілкувався, продумував відповідь і передавав пальцям, що набирати назад. Не можна одночасно робити добре. Просто запитайте когось, хто потрапив у дорожньо-транспортну пригоду з водієм, який користувався своїм смартфоном.

Перевірка електронної пошти - незалежно від того, наскільки тривіальним може бути повідомлення - це завдання з високим рівнем мозку, оскільки вам потрібно прочитати, обробити інформацію та відповісти. Важливий діловий дзвінок вимагає роздумів та відповідей. Процес оплати рахунків є завданням з високим рівнем мозку, оскільки вам потрібно заплатити правильній організації правильну суму, підписатись і переконатися, що платіж доставлений у потрібне місце.

У своїй попередній розповіді я намагався переключатися між цими завданнями із високим рівнем роботи мозку, саме тому я закінчив робити помилку ... що пізніше коштувало мені часу.

Як отримати 45 хвилин за кожну годину, коли ви не виконуєте багатозадачність!

Подумайте про це: якщо ви мусите виконувати багатозадачність та / або перемикаєте завдання на одну годину, згідно з дослідженням, ваша продуктивність впаде на 69-77 відсотків, а це означає, що ви витратите близько 45 хвилин свого часу. Ось там час зникає! Ми дозволяємо собі це робити!

Якщо ви хочете знизити ефективність своєї роботи більш ніж на дві третини і втратити час у процесі, найкращий спосіб зробити це - продовжувати дозволяти собі багатозадачність і перемикання завдань. Але ти цього не хочеш, правда? Ви тут, щоб заощадити час і знизити рівень стресу. Ваше завдання із привидами може продовжуватися, але багатозадачність і перемикання завдань потрібно закінчити. Зараз. І ви повністю контролюєте це, бо це ваше рішення.

Ось стратегії, що лежать в основі тактики.

Формуйте свою обізнаність.

Коли ви виявите, що переходите в режим багатозадачності або перемикання завдань, скажіть собі зупинитися. Скажіть це вголос, якщо вам потрібно. "Стій!" Виберіть одне завдання, на якому слід зосередитись протягом наступних 15 хвилин.

Складіть план свого дня.

Точне знання того, що вам потрібно досягти цього дня, допоможе вам зосередитися та запобігти багатозадачності.

Визначте тривалість своєї уваги.

Незалежно від того, чи є у вас ADD, ADHD або Білка! (жартівливий ярлик - можливо, походить із фільму 2009 року Up - використовується багатьма для позначення страждань тих, кого легко відволікти), сьогодні у всіх нас менше часу на увагу - особливо, якщо ми працюємо над чимось, що не цікаво.

Почніть вимірювати час, скільки часу ви можете працювати над одним завданням. Орієнтовна кількість допоможе вам встановити робочий процес. (Моя увага - лише дев’ять хвилин на нудні завдання.)

Відкрийте для себе найкращий час для мозку.

Наш мозок, як правило, функціонує на високих рівнях протягом деяких частин дня та на нижчих рівнях в інший час. У ці низькі часи наш мозок, як правило, переходить у режим багатозадачності, оскільки він надто втомлений, щоб залишатися зосередженим. Уникайте роботи над своїми найважливішими завданнями під час нестабільного мозку.

Знайдіть продуктивну робочу зону.

Іноді ми випадково перемикаємо завдання, бо відволікаємось. (Білочка!) Коли у вас є важливий проект, над яким слід працювати, знайдіть простір без візуального (вражаючі твори мистецтва, купи безладу, екран комп’ютера) та слухових відволікань (розмова, музика, індикатор повідомлень на вашому телефоні чи комп’ютері).

Очистіть свій стіл від усіх матеріалів, окрім того, що вам потрібно.

Можливо, у вас є кілька проектів, але ви можете ефективно працювати лише над одним за раз. Приберіть матеріали для всіх інших проектів і залишайте на своєму столі видимими лише ті матеріали, які стосуються одного проекту, на якому ви зосередитесь протягом цього робочого періоду.

Використовуйте таймер, щоб зберегти фокус на лазері.

Ви можете вибрати випадкове число, наприклад, 8 або 15 хвилин. А ще краще, якщо ви знаєте тривалість своєї уваги, встановіть таймер на це число. Таймер - це візуальне нагадування про те, що ви повинні над чимсь працювати. Це також ваша безпека. Якщо ви заблукали, таймер поверне вас назад, коли він вимкнеться.

Розмістіть свою мету у своїй робочій зоні.

Окрім таймера або замість нього, розгляньте можливість розміщення своєї мети завдання, щоб кожен раз, коли ви дивитеся вгору, щоб ваш мозок блукав, ваша розміщена мета нагадувала вам про те, над чим ви повинні працювати.

Робіть перерви.

Мозок кожного втомлюється з різною швидкістю. Коли ви відчуваєте, що ваша мозкова сила починає йти вниз (менше енергії, важче сконцентруватись), ваш мозок стане більш сприйнятливим до прийняття не дуже чудових рішень щодо вашого часу. Тож дайте своєму мозку перерву раз на годину-дві. Зайдіть на коротку прогулянку, зробіть глибоке вдихання, розважтесь. Але встановіть свій таймер на час повернення!

Святкуйте зосереджений час.

Поміркуйте над тим, наскільки потужним був ваш мозок під час концентрації уваги. Святкуйте, посміхаючись, кидаючи руки в повітря, як вам просто все одно, або навіть роблячи трохи щасливого танцю. Це створить ендорфіни. Тіло жадає ендорфінів. Коли мозок асоціює вашу увагу із святом та ендорфінами, він буде прагнути більшої уваги. Займіться фокусом!

НАСТУПНИЙ КРОК

Одне завдання за раз, навіть якщо це зосередження займає лише 15 хвилин. П’ятнадцять хвилин лазерного фокусування набагато кращі за одну годину багатозадачності та перемикання завдань, протягом якої ми втрачаємо близько 45 хвилин.

Гей! Ви можете сфокусуватись на лазері протягом 15 хвилин, а потім збити або вправитись, або замість цього подрімати інші 45! Це така ж кількість часу, але ви можете зробити набагато більше, коли приймете рішення щодо одного завдання.

© 2016 Helene Segura. Використовується з дозволу
Бібліотека нового світу, Новато, Каліфорнія. www.newworldlibrary.com

Джерело статті

Вбивця неефективності: Тактика управління часом для розумнішої роботи, не довше
Елен Сегура.

Клацніть тут, щоб отримати більше інформації та / або замовити цю книгу.

Про автора

Helene Segura, MAEd, CPO, поспілкувалася з тисячами прихильників, навчаючи їх управляти стресом, повернувши собі контроль над хаотичною роботою та особистим життям. Вона підготувала сотні клієнтів для підвищення їхньої особистої продуктивності та продуктивності, застосовуючи методи неврології та модифікації поведінки, щоб знищити руйнівні звички, що витрачають час. Хелен була представлена ​​як організаційний експерт у понад 100 виступах у ЗМІ. Відвідайте її веб-сайт за адресою www.HeleneSegura.com